Een veelgehoorde misvatting is dat het plaatsen van hekwerk rond een evenementenlocatie een manier is om het terrein te kunnen ontsluiten van de openbare ruimte. Deze onjuiste veronderstelling komt vermoedelijk voort uit onduidelijkheid rond verantwoordelijkheden bij evenementen. Het kan simpel lijken: het verlenen van een evenementenvergunning voor een aangewezen terrein, het fysiek afbakenen van deze ruimte en daarmee het verdelen van verantwoordelijkheid binnen en buiten het ‘evenemententerrein’. Het is echter in de praktijk niet zo zwart-wit.

Het wel of niet afbakenen van een evenement raakt aan discussies over het ‘grijze vlak’ van verantwoordelijkheden bij evenementen. Bij het verlenen van een evenementenvergunning op openbaar terrein kunnen afspraken worden gemaakt over verantwoordelijkheden van de organisator. Hij dient de nodige maatregelen te treffen om een veilig evenement te kunnen organiseren, en is aansprakelijk voor de veiligheidsmaatregelen. De Gemeentewet stelt echter dat de burgemeester verantwoordelijk is voor de openbare orde. Hierdoor is de gemeente ook verantwoordelijk voor de openbare orde op de afgehekte evenementenlocatie.

Het woord ‘verantwoordelijkheid’ kan op diverse manieren worden ingevuld. Als het de praktische maatregelen en inzet betreft om de veiligheid op de evenementenlocatie te waarborgen, is de organisator primair verantwoordelijk. Anderzijds, als het gaat om de juridische betekenis van het woord, is de burgemeester verantwoordelijk. De organisator en de ambtelijke ondersteuning van de burgemeester moeten daarom in het voortraject tijdig spreken over verantwoordelijkheden en verwachtingen van elkaar. De eindverantwoordelijkheid over een evenementenlocatie is niet overdraagbaar; ook niet met de inzet van hekwerk ter behoeve van een fysieke afbakening.

Er zijn genoeg redenen om ervoor te kunnen kiezen om een evenement fysiek af te willen sluiten van de omgeving. Het helpt bijvoorbeeld om een evenementenlocatie af te bakenen om de veiligheidsmaatregelen binnen en buiten het terrein goed te kunnen managen. Ook kan de organisator besluiten (hoog) hekwerk te gebruiken aan de randen van het terrein als hij ervoor kiest om kaarten te verkopen, en toegangscontrole te willen uitvoeren bij de ingang(en) van het evenement. Hoe dan ook, aan het wel of niet inzetten van enig type terreinafbakening moet een risicoanalyse vooraf gaan. Wat de reden ook is om een locatie af te zonderen, de veiligheidsorganisatie moet nagedacht hebben over de consequenties en gebruiksfactoren van het gebruikte hekwerk. Het mag niet voortkomen uit de misvatting dat het terrein daarmee onttrokken kan worden uit de openbare ruimte. Ook als het afhekken van een evenement een vergunningvoorwaarde is, wordt de verantwoordelijkheid daarmee niet overgedragen.

Een eenduidige kijk op evenementen vraagt om helderheid in begrippen. Niet voor niets bevat een eerste hoofdstuk in veel evenementenbeleidsstukken een definitie van het begrip ‘evenement’. Het schept een kader waarbinnen afspraken kunnen worden gemaakt. Hetzelfde kan gelden voor de woorden ‘verantwoordelijkheid’ en ‘evenemententerrein’. Wanneer het leidt tot interne discussies in de voorbereiding van evenementen, dient er meer eenduidigheid te ontstaan in wat de begrippen impliceren. Het is niet overbodig met het veiligheidsteam stil te staan bij interpretaties van woorden die we dagelijks gebruiken bij de organisatie van evenementen. De realiteit leert dat interpretatieverschillen kunnen leiden tot discussies en onnodige vertragingen tijdens de voorbereidingen van evenementen.