Het minimum aantal beveiligingsmedewerkers voor een evenement wordt doorgaans als vergunningvoorwaarde opgenomen. Het is niet altijd duidelijk waarop dit aantal is gebaseerd. Wanneer hier wel duidelijkheid over bestaat, is het veelal uit tweeën één: of een voorstel van de organisator is overgenomen of er wordt gebruik gemaakt van een verdeelsleutel op basis van het bezoekersaantal.

Hoewel een voorstel van de organisator (uiteraard) niet per definitie verkeerd is, dienen er vraagtekens bij geplaatst te worden als de vergunningverlener dit voorstel min of meer klakkeloos overneemt. De vergunningverlener is de voornaamste toezichthouder op de veiligheid van een evenement en kan alleen al vanwege de commerciële belangen van de organisator niet zo maar uitgaan van de correctheid van een voorstel van deze partij.

De verdeelsleutel op basis van het bezoekersaantal staat bekend als een staffel. Het gebruik van een staffel (met name de varianten 1:250 en 1:100) wordt in verschillende regio’s toegepast. Toch heerst onder deskundigen op het gebied van evenementenveiligheid de breed gedragen opvatting dat deze benadering te kort schiet. De staffelbenadering is een doorgeschoten simplificatie, omdat deze er ten onrechte van uit gaat dat louter het bezoekersaantal bepalend is voor de kwantitatieve inzet van de beveiligingsorganisatie. Het argument dat de staffelbenadering zo nu en dan toch een redelijke indicatie geeft, is daarbij net zo juist als de stelling dat een kapotte klok tweemaal daags de juiste tijd aan geeft.

Een staffel is dus niet geschikt om de inzet van beveiligingsmedewerkers voor een evenement vast te stellen of te toetsen. Toch is het belangrijk om te weten wat het minimale aantal beveiligingsmedewerkers is dat ingezet moet worden voor een evenement. Dit vraagt om meer dan een simpele rekensom, want is (in ieder geval) afhankelijk van:

1. De taken en verantwoordelijkheden; van de beveiligingsorganisatie, alsook de verdeling hiervan tussen deze organisatie en de betrokken hulpdiensten.
2. Het evenementenprofiel; publiek, activiteit, locatie, dreiging en kwaliteit van de totale veiligheidsorganisatie.
3. De opzet en inrichting van de beveiligingsorganisatie.
4. De kwaliteit van de beveiligingsorganisatie op zichzelf zowel als de kwaliteit van haar medewerkers.

Per evenement moet gekeken worden naar de factoren die bepalend zijn. Met de uitkomst hiervan kan een onderbouwde indicatie worden verstrekt van de in casu minimaal benodigde inzet van de beveiligingsorganisatie. Dit gegeven kan door de organisator worden gebruikt bij het opstellen van het inzetschema en/of haar gesprekken met  de particuliere beveiligingsorganisatie. De vergunningverlener kan hiermee de benodigde inzet vaststellen en beschikt daarnaast over een basis voor de beoordeling van het door de organisator aan te leveren inzetschema.