Van organisatoren van evenementen wordt veelal verwacht dat zij een veiligheidsplan opstellen. Een veiligheidsplan is een document waarmee de organisator informatie geeft over de veiligheid van zijn evenement en zijn (voorgenomen) maatregelen. Een waardevol document voor alle betrokkenen of juist een nodeloos verzwarend karwei in de voorbereiding van een evenement?

Er is wat voor te zeggen dat het hebben van een veiligheidsplan op zichzelf een beperkte waarde heeft. Uiteraard is het veel belangrijker dat maatregelen in de praktijk worden gebracht dan dat deze op schrift zijn gezet. Het proces van opstellen en beoordelen van een veiligheidsplan is echter zeer waardevol. Een veiligheidsplan is vooral in dat kader een belangrijk instrument.

Allereerst dwingt het opstellen van een veiligheidsplan de organisator om na te denken over de veiligheid van zijn evenement en de te nemen maatregelen. Een goede onderbouwing van die maatregelen vraagt bovendien om een zorgvuldige beschouwing van de risico’s. Stukje bij beetje wordt daarmee voor hemzelf het beeld van de evenementenveiligheid en veiligheidsmaatregelen steeds duidelijker.

Zo’n duidelijk en volledig beeld stelt de organisator in staat de vergunningverlener (en adviserende diensten) goed te informeren. Het veiligheidsplan bundelt de voor de veiligheid van het evenement relevante informatie. De organisator kan daarmee laten zien dat hij zich bewust is van de risico’s van het evenement en weet hoe hiermee om te gaan. Hij geeft daarmee inzicht in de wijze waarop hij een primaire verantwoordelijkheid voor de veiligheid van zijn evenement op zich neemt. Deze informatie stelt de vergunningverlener beter in staat om de voornemens van de organisator te beoordelen, voorwaarden te stellen in de vergunning en toezicht te houden op de veiligheid van het evenement.

Ook laat het veiligheidsplan zien waar het wat de organisator betreft ophoudt, bijvoorbeeld vanwege beperkingen in de bevoegdheden of financiële haalbaarheid. Er wordt inzicht gegeven in de reikwijdte van de primaire verantwoordelijkheid die de organisator op zich neemt. Dat kan op zichzelf beoordeeld worden, maar daarna kan op basis daarvan de inzet van hulpdiensten worden vastgesteld en afgestemd. Als de hulpdiensten weten wat zij van de organisator mogen verwachten, kunnen zij daarop aanhaken en aangeven wat er van hen verwacht mag worden. Lacunes kunnen daarmee zichtbaar worden gemaakt. Door het veiligheidsplan af te stemmen op de draaiboeken van de hulpdiensten (of beter nog: op het integraal operationeel plan) wordt dit alles ook vastgelegd. Dit schept duidelijkheid en stelt partijen in staat om elkaar er op aan te spreken als iets niet wordt gedaan. Bovendien stelt de afstemming en vastlegging van de (voorgenomen) maatregelen van alle partijen de vergunningverlener in staat om bewuste keuzes te maken over restrisico’s.

Het opstellen en beoordelen van een veiligheidsplan draagt meer bij dan alleen een papieren vertaling van de veiligheid op een evenement. Het veiligheidsplan is vooral een waardevol instrument. Voor de organisator zelf om gestructureerd na te denken over de veiligheid van zijn evenement en om de betrokken partijen hierover te informeren. Voor de vergunningverlener om haar rol als toezichthouder uit te voeren en voor de hulpdiensten om te adviseren en hun inzet vast te stellen.